اهمیت استفاده از سیستم حضور و غیاب در سازمان ها

کارمندان یک شرکت به‌عنوان ستون اصلی آن شناخته می‌شوند. ساخت یک کسب‌و‌کار موفق دقیقاً مانند ساختن یک خانه است. بنابراین، کارفرماها باید نظارت دقیقی بر روی ورود و خروج کارمندان خود داشته‌باشند تا ساختار (سازمان) بتواند به فعالیت اصلی خود ادامه دهد و از پس چالش‌های موجود برآید. همین موضوع، اهمیت استفاده از سیستم حضور و غیاب در سازمان ها را نشان می‌دهد. شرکت جهان گستر پارس با ارائه به‌روز‌ترین سیستم‌های حضور و غیاب، نیاز شرکت‌ها و سازمان‌ها را برطرف می‌کند.

سیستم حضور و غیاب چگونه به سازمان‌ها کمک می‌کند؟

هر کارفرمایی دوست دارد تا کارمندانش وظایف خودشان را در زمان مناسب انجام دهند و داشتن کارمندان وقت‌شناس از خصوصیات یک سازمان منظم است. برای افزایش بهره‌وری، باید پیگیری و نظارت دقیقی بر روی زمان حضور و غیاب آن‌ها وجود داشته‌باشد و این موضوع به‌عنوان اولین قدم در چک لیست سازمانی گنجانده شود. شکی نیست که این نظارت و پیگیری اگر به‌صورت دستی باشد، خسته کننده می‌شود.

• • سیستم حضور و غیاب کارمندان، یکی از پرکاربردترین سیستم‌ها در سازمان‌های دولتی و خصوصی محسوب می‌شود. این سیستم به سازمان‌ها و شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا حضور تعداد زیادی از کارمندان خود را به‌طور خودکار ثبت کنند و نتایج مربوطه را گزارش دهند. برای مدیریت این سیستم‌ها به کارمند اضافی نیاز نیست و از این جهت، در حضور کارمندان صرفه‌جویی می‌شود.
• • این سیستم‌ها ساعات کاری، درخواست‌های مرخصی و زمان‌های ورود و خروج کارمندان را پیگیری می‌کنند. داشتن چنین ویژگی‌هایی، اهمیت استفاده از سیستم حضور و غیاب در سازمان ها را نشان می‌دهد.
• • ثبت حضور و غیاب با روش‌های دستی مانند نگهداری لیست‌های مربوطه، هیچگاه دقت لازم را ندارند و منجر می‌شوند تا اطلاعات به‌صورت به‌هم ریخته و نامنظم دسته‌بندی شوند که همین عامل در نهایت باعث می‌شود که در پرداخت حقوق و مزایای کارمندان، بر اساس ساعت کاری مشکل ایجاد شود. بنابراین بدون فناوری مدرن، مدیریت حضور و غیاب کارکنان، کار دشواری است.
• • حضور به موقع کارمندان یک عامل کلیدی برای کارآمدی یک سازمان است. بنابراین مدیران و مسئولان یک سازمان، باید خود را به سیستم‌های نظارتی مناسب مجهز کنند. به این ترتیب، کارمندان می‌توانند به راحتی ورود و خروج خود به سازمان را ثبت کنند.

سازمان، باید خود را به سیستم‌های نظارتی مناسب مجهز کنند. به این ترتیب، کارمندان می‌توانند به راحتی ورود و خروج خود به سازمان را ثبت کنند.

سیستم حضور و غیاب چگونه کار می‌کند؟

سیستم حضور و غیاب یکی از مناسب‌ترین روش‌هایی است که برای ردیابی زمان ورود و خروج کارمندان در یک محیط اداری و سازمانی استفاده می‌شود. این سیستم‌ها به ثبت خودکار حضور و غیاب کارکنان، بدون دخالت انسان کمک می‌کنند. این فناوری، امکان ارزیابی و تأیید بهتر عملکرد کارکنان را فراهم می‌کند.

 اهمیت استفاده از سیستم حضور و غیاب در سازمان ها: سیستم حضور و غیاب چه مزایایی دارد؟

یکی از مهم‌ترین چالش‌های ذهنی کارفرمایان، پیگیری و جمع‌آوری ساعات حضور کارکنان است. این مدیران برای اینکه بتوانند حقوق و مزایا و همچنین دستمزد کارمندان خود را محاسبه کنند، به این اطلاعات نیاز دارند. با استفاده از این سیستم‌ها، دیگر نیازی به تلف کردن زمان و استفاده از نیروی کار اضافه نیست. کارفرمایان فقط در پایان هر ماه می‌توانند یک گزارش ماهانه از دستگاه خود دریافت کنند.

مدیریت آسان درخواست‌ها

مدیریت آسان درخواست‌ها، یکی از مزایای مهم نرم افزار حضور و غیاب است. با تنظیم گردش‌های کاری مناسب، کارفرمایان می‌توانند بدون مراجعه حضوری کارمندان، به وضوح درخواست‌های مرخصی، درخواست‌های اضافه کاری و حضور و غیاب آن‌ها را در دفتر کار خود مشاهده کنند. چنین قابلیتی،  اهمیت استفاده از سیستم حضور و غیاب در سازمان ها را نشان می‌دهد.

فعالیت‌های وقت‌گیر را کاهش می‌دهد

سیستم فعالیت‌های وقت‌گیر مانند تنظیم کارها به‌صورت دستی و ردیابی تغییرات شیفت را با کمک چند کلیک انجام می‌دهد و باعث کاهش فعالیت‌های وقت‌گیر می‌شود. علاوه‌براین، سیستم حضور و غیاب می‌تواند کارکرد پرسنل را گزارش دهد تا با کمک آن، منابع مالی لازم برای حقوق آن‌ها تامین شود.

مصرف کاغذ را کاهش می‌دهد

با کمک این سیستم، میزان استفاده از کاغذ نیز در حد چشم‌گیری کاهش می‌یابد، زیرا برای ثبت اطلاعات زمان ورود و خروج پرسنل، به کاغذ نیازی نیست و اطلاعات در حافظه سیستم ثبت می‌شود. محیط کار بدون کاغذ، یکی از جنبه‌های مثبت سیستم‌ها است. بنابراین، تمام فعالیت‌های کارمندان، به‌صورت خودکار و از طریق سرورهای میزبان مراقبت می‌شود.

ردیابی کارمندان به‌صورت لحظه‌ای

این روش، به ردیابی موقعیت فعلی کارکنان، از طریق برچسب‌گذاری GPS و GEO اشاره دارد. بنابراین، مدیران و کارفرمایان سازمان، با کمک این فناوری، می‌توانند حظور کارمندان خود را به‌طور لحظه‌ای ردیابی کنند و سوابق کاملی از جلسات و سایر امور مهم شرکت داشته.باشند.

علاوه‌بر ردیابی GPS، کارفرمایان می‌توانند حصار GEO را نیز انتخاب کنند تا به‌محض ورود کارمندان به شرکت، به‌طور خودکار حضور آن‌ها ثبت شود.

داده‌های قابل اعتماد

یک سیستم حضور و غیاب کارآمد همیشه داده‌های دقیقی را ارائه می‌دهد. بنابراین با چنین سیستم‌هایی، می‌توان هزینه‌های حاصل از خطای انسانی را از بین برد و بر کارایی و بهره‌وری تمرکز کرد.

یک سیستم حضور و غیاب مرکزی، داده‌ها را در زمان واقعی ردیابی می‌کند و در زمان صرفه‌جویی می‌کند. علاوه‌براین، هیچگاه اجازه نمی‌دهد که اطلاعات سیستم توسط افراد غیرمسئول مشاهده شود.

افزایش بهره‌وری

اولین عاملی که مانع سود هر سازمانی می‌شود بهره‌وری پایین آن است. بنابراین، یک کسب و کار موفق به حداکثر بهره‌وری و حداقل خطا متکی است. مدیران یک مجموعه، با یک سیستم خودکار، می‌توانند به‌روزرسانی ساعات کاری کارمندان را به‌صورت خودکار انجام دهند و در عین حال روش مناسبی را برای پردازش حقوق و دستمزد آن‌ها تنظیم کنند.

چنانچه کارمندی به‌صورت میانگین 5 ساعت در روز، اطلاعات را به روش دستی وارد سیستم کند، او بیشتر وقت خود را صرف این کار می‌کند. در حالی که پیاده‌سازی این اطلاعات به‌صورت خودکار نیز قابل انجام است. با استفاده از این سیستم‌ها این کار را می‌توان فقط در ۲۰ دقیقه انجام داد.

معرفی انواع سیستم حضور و غیاب

در سازمان‌ها، ادارات و کارخانجات زمانی که کارمندان شروع به‌کار می‌کنند تا زمانی که کارشان به پایان می‌رسد، تمام اطلاعات ورود و خروج آن‌ها در سیستم حضور و غیاب ثبت می‌شود. این سیستم‌ها مدیریت منابع انسانی را برای مدیران و سرپرستان آسان می‌کند.

دستگاه تشخیص چهره

از فناوری تشخیص چهره، در ادارات و سازمان‌ها استفاده می‌کنند. در این فناوری، از عکس‌ها و فیلم‌ها برای تشخیص و شناسایی چهره افراد استفاده می‌شود. کارایی این فناوری بدین صورت است که ابتدا مدل‌های اولیه‌ای از چهره‌های کارمندان در سیستم ذخیره می‌شود و سپس مدل‌های ذخیره شده را با تصاویر ورودی افراد تطبیق می‌دهند. تشخیص چهره به‌عنوان یک راه‌حل مدیریتی ساده و موثر شناخته می‌شود.

این نوع دستگاه حضور و غیاب به کارکنان این امکان را می‌دهد تا صرفاً با ایستادن در مقابل دوربین دستگاه، حضور و غیاب خود را ثبت کنند. همچنین احتمال خطا یا تقلب در این دستگاه‌ها صفر است و از امنیت خوبی برخوردار هستند.

دستگاه‌های حضور و غیاب با اثر انگشت

کارکرد این دستگاه‌ها مستلزم این است که کارمند، اثر انگشت خود را روی مکان تعبیه‌شده در دستگاه قرار دهد و دستگاه ورود و خروج او را به محل مشخص‌شده ثبت کند. این دستگاه، خطوط اثر انگشت کارمند را شناسایی و در حافظه خود به نام صاحب اثر انگشت ذخیره سازی می‌کند.

ثبت حضور و غیاب از طریق کارت

می‌توان گفت دستگاه ثبت حضور و غیاب با کارت، نسل اول این سیستم‌ها است. این نوع سیستم، مستلزم آن است که هر کارمند کارت خود را در کارت‌خوان دستگاه قرار دهد، احراز هویت و زمان ورود و خروج را ثبت کند. بدین ترتیب، دستگاه با خواندن اطلاعات کارت، زمان ورود و خروج فرد را ثبت می‌کند. این دستگاه‌ها به محض اینکه اطلاعات کارت را می‌خوانند، داده‌های آن‌ را اسکن و به رایانه منتقل می‌کنند. از این طریق اطلاعات تجزیه و تحلیل و تمام کاغذهای دستی از روند حضور و غیاب حذف می‌شوند.

نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب آنلاین

این نرم‌افزار، ویژگی‌های منحصر‌به‌فردی دارد و می‌تواند امور مربوط به حضور و غیاب پرسنل، از جمله ارائه انواع خروجی، گزارش‌های متنوع، تقویم شمسی و میلادی، محاسبه مرخصی‌ها و حقوق پرسنل و سایر دسته‌بندی‌ها را انجام دهد.

نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب آنلاین شرکت جهان گستر پارس، می‌تواند با دستگاه‌های حضور و غیاب ادغام شود و اطلاعات مهمی را در دسترس مدیران قرار دهد.

سخن آخر

سیستم حضور و غیاب به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با دقت بالاتر، زمان حضور و غیاب کارمندان را پایش کنند. همچنین، با استفاده از این سیستم، محاسبات حقوق و دستمزد کارمندان به روش خودکار صورت می‌گیرد و نقصی در پرداخت حقوق و دستمزد رخ نمی‌دهد زیرا خطای انسانی کاهش پیدا می‌کند. داشتن چنین مزایایی،  اهمیت استفاده از سیستم حضور و غیاب در سازمان ها را توجیه می‌کند. شرکت جهان گستر پارس با ارائه نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب و سیستم‌های مرتبط، نیاز شرکت‌ها و سازمان‌ها را برطرف می‌کند. برای دریافت اطلاعات بیشتر با کارشناسان شرکت تماس بگیرید.