بهینه سازی فرآیندهای اداری با استفاده از فناوری های اتوماسیون محور

اگر همچنان در سازمان خود از روش‌های کاغذی سنتی برای مدیریت فرآیندهای اداری استفاده می‌کنید با مشکلات این نوع سیستم آشنا هستید. کندی طاقت‌فرسا در گردش کارها، اشتباهات مکرر در مراحل مختلف، و هزینه‌های سرسام‌آور، تنها گوشه‌ای از مشکلاتی است که گریبان‌گیر این سازمان‌ها می‌شود. راهکار این مشکلات بهینه‌ سازی فرآیندهای اداری با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری است.

اتوماسیون اداری، نرم‌افزاری هوشمند و کاربردی برای سازمان‌هاست که قادر است تمامی مکاتبات، فرآیندهای تکرارشونده و وظایف روتین را به صورت خودکار درآورده و مدیریت کند. این سیستم به سازمان‌ها این امکان بی‌نظیر را می‌دهد تا تمامی فرآیندهای خود را بدون اتلاف وقت، با دقت بالا و به سهولت ثبت، پیگیری و اجرا نمایند.

در این مقاله به اهمیت بهینه‌سازی فرآیندهای اداری و مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون محور برای بهینه‌سازی فرآیندها می‌پردازیم و مدیران و کارشناسان را در مسیر تحول ساختاری سازمانشان یاری رسانیم.

چرا بهینه سازی فرآیندهای اداری اهمیت دارد؟

سازمان‌ها برای بقا و پیشرفت نیاز دارند به‌صورت مداوم در پی ارتقاء عملکرد و بهره‌وری خود باشند. یکی از مؤثرترین راه‌ها برای دستیابی به این هدف، بهینه‌سازی فرآیندهای اداری است. این بهینه‌سازی به معنای ساده‌سازی، تسهیل و تسریع انجام کارها، حذف کارهای زائد، و افزایش هماهنگی میان بخش‌هاست. بهینه سازی فرآیندهای اداری به چابکی سازمان همچنین رضایت کارکنان، مشتریان، اریاب رجوعان و ذی نفعان سازمان را افزایش می‌دهد. به طور مثال فرآیندهای ساده‌ای مانند ثبت درخواست مرخصی به صورت دستی می‌تواند بسیار زمان‌بر باشد زیرا فرد باید به صورت فیزیکی به بخش‌های مختلف یک سازمان مراجعه کنند.

سازمان‌هایی که به بهینه‌سازی فرآیندهای اداری خود اهمیت می‌دهند، نه تنها چابکی و انعطاف‌پذیری بیشتری در مواجهه با تغییرات محیطی از خود نشان می‌دهند، بلکه قادر خواهند بود با سرعت و دقت بیشتری به نیازهای مشتریان، ارباب رجوعان و سایر ذی‌نفعان پاسخ داده و در عین حال، هزینه‌های عملیاتی خود را به طور چشمگیری کاهش دهند. به عنوان مثال، فرآیندهای به ظاهر ساده‌ای مانند ثبت درخواست مرخصی به صورت دستی، می‌تواند به دلیل نیاز به مراجعه فیزیکی به بخش‌های مختلف سازمان و طی کردن مراحل طولانی تایید، زمان و انرژی زیادی را از کارکنان و مدیران تلف کند.

سازمان‌هایی که با استفاده از فناوری‌ اتوماسیون محور فرآیندهای خود را بهینه می‌کنند، برای مواجهه با تغییرات محیطی، پاسخ‌گویی سریع‌تر به نیازهای مشتریان، و کاهش هزینه‌های عملیاتی آماده‌تر هستند. این مزایا به‌ویژه در سازمان‌های بزرگ یا دولتی که با حجم بالایی از اسناد و مکاتبات مواجه هستند، نمود بیشتری پیدا می‌کند.

به طور خلاصه، سازمان‌هایی که فرآیندهای اداری خود را بهینه می‌کنند، آمادگی بیشتری برای مواجهه با تحولات بازار، پاسخگویی سریع‌تر به نیازهای مشتریان، کاهش هزینه‌های سربار و در نهایت، دستیابی به مزیت رقابتی پایدار خواهند داشت. این مزایا، به‌ویژه در سازمان‌های بزرگ، دولتی و صنایع با حجم بالای اسناد و مکاتبات، نمود بارزتری پیدا می‌کند.

بررسی یک مطالعه موردی: مقایسه دو رویکرد سنتی و اتوماسیون‌محور در مدیریت اسناد چند امضایی

در سازمان‌ها انواع مختلفی اسناد وجود دارند که برخی از آن‌ها ممکن است به چند امضا در بخش‌های مختلف نیاز داشته باشند. اسناد چند امضایی ممکن است از نوع: قراردادهای فروش یا مالی، صورتجلسه‌ها، نامه‌های چند امضایی، فرم درخواست کالاو… باشد. در این بخش رویکرد سازمانی با رویکرد سنتی و اتوماسیون محور را بررسی می‌کنیم:

رویکرد مدیریت سنتی: فرض کنید در یک سازمان، فرمی برای درخواست کالا نیاز به سه امضا دارد. این فرم باید ابتدا توسط درخواست کننده سپس مدیر مالی و در نهایت توسط مدیر عامل تایید و امضا شود. در رویکرد سنتی فرد درخواست کننده ابتدا باید فرم را پرینت بگیرد و به صورتی دستی تکمیل کند و آن را حضوری به بخش مالی سازمان برای امضا ببرد. فرم توسط مسئول دفتر واحد مالی اخذ می‌گردد تا مدیر مالی آن را امضا کند. در این بین ممکن است فرم مربوطه گم شود و یا با تاخیر به دست مدیر مالی برسد. پس از امضای مدیر مالی، مسئول دفتر ایشان باید با درخواست کننده جهت تحویل فرم تماس بگیرد. درخواست کننده پس از تحویل گرفتن فرم آن را به بخش مدیریت برای امضای نهایی می‌برد و تحویل مسئول دفتر مدیر عامل می‌دهد. مسئول دفتر مدیر عامل درخواست را بر روی میز مدیر عامل برای امضا می‌گذارد و درخواست با توجه به انبوه اسناد قابل امضا با تاخیر تایید و امضا می‌شود. در آخرین مرحله درخواست کننده باید به صورت حضوری به دفتر مدیر عامل رجوع کند تا فرم را از مسئول دفتر ایشان تحویل بگیرد. این روند نه‌تنها زمان‌بر و پرهزینه است، بلکه احتمال خطا، فراموشی یا گم‌شدن سند نیز بالاست.

رویکرد اتوماسیون محور: در سازمانی با رویکرد اتوماسیون محور، درخواست کننده با استفاده از فرم‌های از پیش طراحی شده اتوماسیون اداری، فرم درخواست کالا را پر می‌کند و با یک کلیک آن را امضای دیجیتالی کرده و فرم به صورت خودکار به کارتابل مدیر مالی (یا مسئول دفتر ایشان) ارجاع می‌دهند. مدیر مالی با مراجعه به کارتابل خود در بخش جهت امضا، فرم را امضا کرده و فرم به صورت خودکار به کارتابل مدیر عامل (یا مسئول دفتر ایشان) جهت تایید و امضا ارجاع داده می‌شود. فرم مورد نظر پس از امضای نهایی به صورت خودکار در کارتابل درخواست کننده قرار می‌گیرد. تمامی این مراحل تنها با چند کلیک انجام می‌شود. مزیت رویکرد اتوماسیون محور غیر از سرعت بالا آن، این است که درخواست کننده می‌تواند از مراحل طی شده مطلع شود.

مزایای استفاده از اتوماسیون در بهینه ‌سازی فرآیندها

اتوماسیون اداری، به عنوان ابزاری قدرتمند و کلیدی در راستای بهینه‌سازی فرآیندهای اداری، نقشی بی‌بدیل در ارتقاء سطح بهره‌وری و کارایی سازمان ایفا می‌کند. با جایگزینی روش‌های سنتی و دستی با ابزارهای اتوماسیون، سازمان‌ها می‌توانند به طیف وسیعی از مزایای قابل توجه دست یابند که در ادامه به برخی از مهم‌ترین آن‌ها اشاره خواهیم کرد:

• تسریع فرآیندها و بهبود زمان پاسخگویی: با جایگزینی مراحل دستی و زمان‌بر با سیستم‌های دیجیتال کارآمد، فرآیندهای مختلف در سازمان با سرعتی به مراتب بالاتر به انجام می‌رسند. اطلاع‌رسانی خودکار در مراحل مختلف گردش کار، حذف گام‌های غیرضروری و گردش هوشمند فرآیندها میان بخش‌های مرتبط، همگی دست به دست هم داده و موجب می‌شوند تا امور در کوتاه‌ترین زمان ممکن به نتیجه نهایی برسند.
• رهایی از کارهای طاقت‌فرسا، افزایش بهره‌وری و تمرکز بر امور استراتژیک: با بهبود فرآیند کسب‌و‌کار و خودکارسازی وظایف روتین و کم‌ارزش، بار سنگینی از دوش کارکنان برداشته می‌شود. این امر به منابع انسانی سازمان این امکان ارزشمند را می‌دهد تا تمرکز و انرژی خود را بر انجام وظایف استراتژیک، خلاقانه و با ارزش افزوده بالاتر معطوف نمایند. این صرفه‌جویی در زمان و نیروی انسانی، نه تنها به بهبود عملکرد کلی سازمان منجر می‌شود، بلکه تاثیر مثبتی بر کاهش هزینه‌های عملیاتی نیز خواهد داشت.
• افزایش رضایت شغلی: هنگامی که کارمندان از انجام کارهای تکراری، خسته‌کننده و طاقت‌فرسا رهایی می‌یابند و فرصت پرداختن به وظایف چالش‌برانگیزتر و تخصصی‌تر را پیدا می‌کنند، سطح رضایت شغلی آن‌ها به طور قابل توجهی افزایش می‌یابد. این امر نه تنها بر روحیه و انگیزه تیمی تاثیر مثبت می‌گذارد، بلکه به کاهش نرخ ترک شغل و حفظ سرمایه‌های انسانی ارزشمند سازمان نیز کمک می‌کند.
• دقت بالا، کاهش خطا و افزایش کیفیت عملکرد: با حذف دخالت مستقیم انسان در انجام کارهای تکراری و مستعد خطا، احتمال بروز اشتباهات به حداقل می‌رسد. سیستم‌های اتوماسیون با استانداردسازی فرآیندها و اعمال کنترل‌های خودکار در مراحل مختلف، از بروز اشتباهات ناشی از تفسیرهای متفاوت و خطاهای انسانی جلوگیری می‌کنند. علاوه بر این، اعتبارسنجی خودکار داده‌ها در زمان ورود اطلاعات، از ثبت داده‌های نادرست و ایجاد مشکلات بعدی پیشگیری می‌نماید.
• شفافیت و مسئولیت‌پذیری و ردیابی دقیق و پاسخگویی بهینه: سیستم‌های اتوماسیون اداری با ثبت تمامی مراحل انجام کار، تعیین مسئولین مربوطه در هر مرحله و ارائه گزارش‌های دقیق از وضعیت فرآیندها، سطح شفافیت در سازمان را به طور چشمگیری افزایش می‌دهند. امکان پیگیری لحظه‌ای وضعیت هر درخواست یا سند، نه تنها به بهبود پاسخگویی به ذی‌نفعان کمک می‌کند، بلکه در صورت بروز هرگونه مشکل، امکان شناسایی و رفع آن را نیز تسریع می‌بخشد.
• صرفه‌جویی در هزینه‌ها: اتوماسیون اداری با کاهش نیاز به نیروی انسانی برای انجام کارهای روتین، کاهش مصرف کاغذ و هزینه‌های مربوط به چاپ، تکثیر و بایگانی فیزیکی اسناد، و بهینه‌سازی مصرف سایر منابع، منجر به صرفه‌جویی قابل توجهی در هزینه‌های عملیاتی سازمان می‌گردد. این کاهش هزینه‌ها، منابع مالی بیشتری را برای سرمایه‌گذاری در زمینه‌های استراتژیک‌تر فراهم می‌آورد.
• دسترسی آسان و همیشگی: نسخه‌ وب اپلیکیشن PWA امکان دسترسی آسان و بی‌وقفه کاربران به سیستم‌های سازمانی را از هر مکان و در هر زمان فراهم می‌کنند. این امر، انعطاف‌پذیری و بهره‌وری کارکنان را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد و امکان انجام امور اداری را حتی در خارج از محیط کار نیز میسر می‌سازد.
• گزارش‌گیری دقیق و تحلیل داده‌ها: سیستم‌های اتوماسیون اداری با جمع‌آوری و تحلیل داده‌های مربوط به فرآیندها، گزارش‌های دقیق و جامعی را در اختیار مدیران قرار می‌دهند. این گزارش‌ها، دید روشنی از عملکرد فرآیندها، نقاط قوت و ضعف، و گلوگاه‌های احتمالی ارائه کرده و به مدیران در اتخاذ تصمیمات آگاهانه‌تر و مبتنی بر داده کمک می‌کنند.

معیارهای انتخاب فناوری اتوماسیون مناسب

برای موفقیت در پیاده‌سازی اتوماسیون، انتخاب فناوری مناسب یک گام حیاتی است. در این مسیر، توجه به معیارهای زیر می‌تواند راهگشا باشد:

تحلیل دقیق فرآیندهای موجود: اولین گام، شناخت دقیق وضعیت فعلی است. باید فرآیندهای فعلی بررسی شده و نقاط ضعف و گلوگاه‌ها شناسایی شوند تا بتوان راهکاری متناسب طراحی کرد.

تعیین اهداف و انتظارات: سازمان باید مشخص کند از اجرای اتوماسیون چه اهدافی دارد: افزایش سرعت، کاهش هزینه، بهبود شفافیت یا ارتقاء تجربه مشتری؟ تعریف دقیق این اهداف، در انتخاب راهکار مناسب مؤثر خواهد بود.

بررسی قابلیت‌های فناوری: هر فناوری ویژگی‌های خاص خود را دارد. پشتیبانی از فرم‌های الکترونیکی، امکان گزارش‌گیری، قابلیت اتصال به سایر سیستم‌ها و سادگی استفاده، از جمله ویژگی‌هایی هستند که باید بررسی شوند.

مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری:فناوری انتخابی باید متناسب با رشد سازمان قابل توسعه باشد و بتواند با شرایط جدید سازگار شود.

هزینه‌های پیاده‌سازی و نگهداری: علاوه بر هزینه خرید یا لایسنس نرم‌افزار، باید هزینه‌های آموزش، پشتیبانی، به‌روزرسانی و نگهداری نیز در نظر گرفته شوند. بهترین راهکار، همیشه ارزان‌ترین گزینه نیست.

یکپارچگی با سیستم‌های موجود:در بسیاری از سازمان‌ها، نرم‌افزارهای مختلفی برای منابع انسانی، مالی، تدارکات و… استفاده می‌شود. فناوری اتوماسیون باید بتواند به‌راحتی با این سیستم‌ها تعامل داشته باشد.

امنیت و حفظ حریم خصوصی: در شرایطی که اطلاعات سازمانی بسیار حساس هستند، انتخاب یک فناوری با استانداردهای امنیتی بالا و امکان کنترل دقیق سطوح دسترسی، امری حیاتی است.

جمع بندی

بهینه‌سازی فرآیندهای اداری، دیگر یک انتخاب لوکس نیست، بلکه ضرورتی استراتژیک برای سازمان‌های هوشمند و آینده‌نگر به‌شمار می‌رود. در دنیایی که سرعت تصمیم‌گیری، دقت اجرا و شفافیت اطلاعات حرف اول را می‌زند، نمی‌توان به روندهای کند، پرخطا و وابسته به نیروی انسانی تکیه کرد. راهکارهای اتوماسیون‌محور با حذف فعالیت‌های تکراری، کاهش خطا، تسریع گردش اطلاعات و ارتقاء سطح رضایت کارکنان، بستر مناسبی برای رشد بهره‌وری و چابک‌سازی سازمان‌ها فراهم می‌کنند.

با این حال، انتخاب و پیاده‌سازی فناوری مناسب نیازمند تحلیل دقیق نیازها، شناخت کامل از فرآیندهای موجود و در نظر گرفتن عواملی چون امنیت، یکپارچگی، مقیاس‌پذیری و آموزش کاربران است. اتوماسیون اداری، تنها یک ابزار فناوری نیست؛ بلکه ابزاری استراتژیک برای خلق مزیت رقابتی پایدار در اکوسیستم پیچیده و رقابتی امروز. برای آنکه سازمان‌ها بتوانند در مسیر تحول دیجیتال گام بردارند، آغاز این مسیر با بازنگری در فرآیندهای اداری و سرمایه‌گذاری هدفمند در فناوری‌های اتوماسیون‌محور، گامی ضروری و اثربخش خواهد بود.

بیشتر بخوانید: اتوماسیون اداری چیست؟ تعریف،مفهوم و کاربرد اتوماسیون اداری