مقایسه آفیس 365 با گوگل ورک اسپیس؛ کدام یک بهتر است؟

تفاوت Microsoft 365 و Google Workspace چیست؟ کدام یک بهتر است؟ این سؤالی است که ممکن است برای شما و بسیاری از کسب‌و‌کارها ایجاد شود، اما پاسخی برای آن نداشته باشید. در این مقاله، قصد داریم به بررسی تفاوت‌ها و مقایسه بین آفیس 365 و گوگل ورک اسپیس بپردازیم؛ پس با ما همراه باشید تا جواب صادقانه‌ای برای این سؤال خود پیدا کنید.

مایکروسافت 365 و گوگل ورک اسپیس چه هستند و چه کاری انجام می‌دهند؟

Microsoft 365 و Google Workspace، مجموعه‌ای از ابزارهای بهره‌وری هستند که به شما این امکان را می‌دهند که وظایف کاری رایج را «در فضای ابری» و با استفاده از یک مرورگر وب، انجام دهید. این کارها، شامل موارد زیر است:

• ارسال ایمیل
• مدیریت تقویم‌ها
• ایجاد اسناد، صفحات گسترده و ارائه‌ها
• کنفرانس ویدئویی
• مدیریت فایل
• همکاری تیمی

آفیس 365، طیف گسترده‌ای از برنامه‌های دسکتاپ را نیز ارائه می‌دهد؛ برنامه‌هایی که به جای استفاده آنلاین، آن‌ها را روی کامپیوتر خود نصب می‌کنید.

مایکروسافت 365 (Microsoft 365) چه ابزارهایی دارد؟

Microsoft 365 که قبلاً با نام Office 365 شناخته می‌شد، مجموعه‌ای از نرم‌افزارهای بهره‌وری، همکاری و خدمات مبتنی بر فضای ابری است که متعلق به کمپانی مایکروسافت است.

این مجموعه شامل برنامه‌های آنلاین مانند Outlook.com، OneDrive، Microsoft Teams، برنامه‌هایی که قبلاً با نام مایکروسافت آفیس به بازار عرضه می‌شدند (مانند Word، Excel، PowerPoint و اوت لوک در ویندوز، مک، اندروید، iOS و تحت وب)، محصولات سازمانی و سرویس‌های مرتبط با این محصولات مانند Exchange Server، SharePoint و Yammer می‌شود.

بسیاری از کاربران، مایکروسافت 365 را به دلیل وجود برنامه‌های دسکتاپ آن به گوگل ورک اسپیس، ترجیح می‌دهند؛ زیرا اکثر برنامه‌های آن به شما امکان دسترسی به نسخه‌های قابل نصب برنامه‌های استاندارد مایکروسافت (ورد، اکسل و …) را می‌دهد. این برنامه‌ها از مشابهشان در Google غنی‌تر و کاربردی‌تر هستند و کار ترکیبی آنلاین و آفلاین را آسان‌تر می‌کنند. مقدار حجم ذخیره‌سازی فایل‌ها و ایمیل‌ها در نسخه‌های ابتدایی 365 نیز دست‌و‌دلبازتر و بهتر است.

گوگل ورک اسپیس (Google Workspace) چه ابزارهایی دارد؟

Google Workspace که قبلاً با نام G Suite شناخته می‌شد، مجموعه‌ای از ابزارهای محاسبات ابری، بهره‌وری و همکاری، نرم‌افزار و محصولاتی است که توسط Google توسعه‌یافته و به بازار عرضه شده است.

این مجموعه شامل Gmail، Contacts، Calendar، Meet و Chat برای برقراری ارتباط؛ Currents برای تعامل کارکنان با یکدیگر؛ Drive برای ذخیره‌سازی و مجموعه Google Docs Editors برای ایجاد محتوا است. یک پنل ادمین برای مدیریت کاربران و خدمات نیز ارائه می‌شود.

امکانات دیگری که ممکن است داشته باشد، بسته به نسخه گوگل ورک‌اسپیس تهیه شده می‌تواند متفاوت باشد. به‌عنوان‌مثال، دارای whiteboard Jamboard و گزینه‌ای برای خرید افزونه‌هایی مانند سرویس تلفنی Voice نیز باشد. نسخه اجوکیشن، یک پلتفرم یادگیری به نام Google Classroom را اضافه می‌کند و در حال حاضر، نام Workspace for Education را یدک می‌کشد.

مهم‌ترین دلیلی که ممکن است کاربران به جای خرید لایسنس آفیس 365 از گوگل ورک اسپیس استفاده کنند، قابلیت همکاری آن است. برنامه‌های Google Workspace به شما این امکان را می‌دهند که فایل‌های ایجاد شده با هر دو مجموعه ورک اسپیس و 365 را ویرایش کنید ( البته این کار فقط در صورتی که اسناد ساده باشند، امکان‌پذیر است و توصیه می‌شود).

همچنین این واقعیتی که تمام چیزها در گوگل ورک اسپیس مبتنی بر فضای ابری است به این معنی است که کاربران به سمت همکاری بیشتر، سوق داده می‌شوند.

مقایسه آفیس 365 و گوگل ورک اسپیس

اگر در حال انتخاب بین دو مجموعه Google Workspace و Office 365 هستید و نمی‌توانید تصمیم بگیرید، در این مقاله قصد داریم که این دو مجموعه بهره‌وری را با هم مقایسه کرده و به شما کمک کنیم تصمیم بگیرید که کدام یک برای کسب‌و‌کار شما بهتر است.

مقایسه بین آفیس 365 و گوگل ورک اسپیس (Gsuite سابق)، کار آسانی نیست. این دو مجموعه، اگرچه شباهت‌هایی با هم دارند، اما تفاوت‌های بزرگی را نیز به نمایش می‌گذارند. ما تمام جوانب مثبت و منفی هر محصول را به طور عمیق بررسی خواهیم کرد و توضیح خواهیم داد که چه زمانی و چرا بهتر است یکی را به دیگری ترجیح دهید.

• نسخه‌ها و قیمت
• برنامه‌های دسکتاپ
• ذخیره‌سازی فایل
• ایمیل
• همکاری
• پشتیبانی مشتری
• رابط کاربری و سهولت استفاده
• توجه به محافظت از داده‌ها
• تماس تصویری

حال بیایید تا در ادامه، این موارد را بررسی کنیم.

نسخه‌ها و قیمت

ساختار قیمت‌گذاری Google Workspace و Microsoft 365 در هر منطقه جغرافیایی متفاوت است؛ اما به‌طورکلی از یک کشور به کشور دیگر، قابل مقایسه است. برای این مقایسه، ما به برنامه‌هایی که با قیمت دلار آمریکا قیمت‌گذاری شده‌اند نگاه می‌کنیم، اما نظرات به‌صورت کلی بیان می‌شود. بیایید در ابتدا نگاهی به قیمت‌گذاری Google Workspace بیندازیم.

نسخه‌ها و قیمت Google Workspace

انتخاب بین نسخه‌های Google Workspace بسیار ساده است؛ زیرا دارای 4 طرح زیر است:

1. Business Starter – 6 دلار برای هر کاربر در ماه
2. Business Standard – 12 دلار برای هر کاربر در ماه
3. Business plus – 18 دلار برای هر کاربر در ماه
4. Enterprise – قیمت‌گذاری سفارشی

تفاوت‌های اصلی بین این چهار طرح، به شرح زیر است:

• فضای ذخیره‌سازی: در طرح «Business Starter» به ازای هر کاربر، فقط 30 گیگابایت فضای ابری دریافت می‌کنید. در مقابل، در طرح‌های «Business Standard»، «Business Plus» و «Enterprise» به ترتیب 2 ترابایت، 5 ترابایت و فضای ذخیره‌سازی نامحدود برای هر کاربر به شما می‌دهند.
• حساب‌های کاربری: برنامه‌های «Business Starter»، «Business Standard» و «Business Plus» همگی تعداد حساب‌های کاربری را 300 عدد می‌رسانند. اگر حساب کاربری بیشتری می‌خواهید، باید برنامه «Enterprise» را خریداری کنید.
• تماس تصویری: شما می‌توانید با استفاده از طرح «بیزینس استارتر» 100 شرکت‌کننده، با «بیزینس استاندارد» 150 شرکت‌کننده، با «بیزینس پلاس» 500 شرکت‌کننده و با «اینترپرایز» 1000 شرکت‌کننده داشته باشید.
  • تمام برنامه‌ها به شما اجازه می‌دهند تماس‌ها را ضبط کنید، اما «Business Standard» به شما اجازه ضبط ویدئو، انجام نظرسنجی و حذف نویز را می‌دهد؛ «Business Plus» به شما اجازه می‌دهد تا حضوروغیاب را پیگیری کنید و برنامه «Enterprise» با ارائه ویژگی‌های پخش زنده درون برنامه‌ای، یک بار دیگر به سراغ شما می‌آیند.
• ویژگی‌های امنیتی: در طرح‌های «Business Plus» و «Enterprise»، ویژگی‌های امنیتی بسیار بیشتری دریافت می‌کنید؛ این موارد شامل «Vault»، ابزاری برای محافظت و جستجوی داده‌های کاربران و مدیریت اندپوینت است که به شما کنترل بیشتری بر روی نحوه دسترسی کاربران به ویژگی‌ها و داده‌های Google Workspace در دستگاه‌های مختلف می‌دهد.
• ویژگی‌های جستجو: همه طرح‌ها به جز طرح «Business Starter» به شما امکان دسترسی به ابزار جستجوی هوشمند به نام «Google Cloud Search» را می‌دهند. این قابلیت، مکان‌یابی فایل‌ها را در فضای ذخیره سازی Google Workspace سازمان، آسان‌تر می‌کند.
• ایجاد برنامه: اگر در طرح «Enterprise» هستید، به ابزار «Appsheet» دسترسی کامل خواهید داشت. این یک ابزار بدون کد است که به شما این امکان را می‌دهد که برنامه‌های موبایل و وب را بدون کدنویسی بسازید.

مانند بسیاری از نرم‌افزارهای دیگر شما می‌توانید گوگل ورک‌اسپیس را به‌عنوان یک ابزار خدماتی به مدت 14 روز به‌صورت رایگان امتحان کنید تا متوجه شوید که کدام یک از این نسخه‌ها برای کسب‌و‌کار شما مناسب‌تر است.

اکنون، بیایید نگاهی به نسخه‌ها و قیمت‌های آفیس 365 بیندازیم.

نسخه‌ها و قیمت مایکروسافت 365

انتخاب نسخه‌ها و قیمت برای خرید لایسنس مایکروسافت 365 بسیار پیچیده‌تر است؛ زیرا نسخه‌های مختلفی از جمله خانگی، بیزینس، اینترپرایز، دولتی، غیرانتفاعی و اجوکیشن دارد و در بین این نسخه‌ها نیز نسخه‌های فرعی دیگری دارد.

این به این معنی است که آفیس 365 انعطاف‌پذیری زیادی دارد و شما می‌توانید بر اساس هر نوع نیاز خانگی یا سازمانی خود، یکی از آن طرح‌ها را انتخاب کنید؛ اما کمی گیج کننده است که تمام برنامه‌ها را بررسی کنید تا بفهمید کدام یک برای نیازهای شما مناسب‌تر است.

در این مقایسه، بر روی برنامه‌های مایکروسافت 365 که برای مشاغل و کاربران سازمانی کوچک طراحی شده‌اند، تمرکز می‌کنیم.

آفیس 365 برای کسب‌و‌کارهای کوچک

نسخه‌های «بیزینس» مایکروسافت برای کسب‌وکارهای کوچک یا جدید طراحی شده‌اند و بر اساس آن قیمت‌گذاری می‌شوند. این طرح، چهار نسخه دارد:

1. Microsoft 365 Business Basic – 6 دلار برای هر کاربر در ماه برای یک برنامه سالانه
2. Microsoft 365 Apps for Business – 8.25 دلار برای هر کاربر در ماه برای یک برنامه سالانه
3. Microsoft 365 Business Standard – 12.50 دلار برای هر کاربر در ماه برای یک برنامه سالانه
4. Microsoft 365 Business Premium – 22.00 دلار برای هر کاربر در ماه برای یک برنامه سالانه

آفیس 365 برای کسب‌و‌کارهای بزرگ (اینترپرایز)

چهار نسخه اصلی «اینترپرایز» برای بررسی وجود دارد. راستش را بخواهید نام‌گذاری این نسخه‌ها کمی عجیب است و به‌جای نام‌های واضح‌تر از ترکیبی از حروف و اعداد استفاده می‌شود:

1. Microsoft 365 E1 – 10 دلار برای هر کاربر در ماه
2. Microsoft 365 E3 – 23 دلار برای هر کاربر در ماه
3. Microsoft 365 E5 – 38 دلار برای هر کاربر در ماه
4. Microsoft 365 Apps for Enterprise – 12 دلار برای هر کاربر در ماه

مهم‌ترین نکاتی که باید در مورد این طرح‌ها به آن‌ها توجه کرد، به شرح زیر است:

• برای اینکه از بیشترین ارزش‌های مایکروسافت 365 استفاده کنید، باید هر ساله این نسخه‌ها را تمدید کنید.
• میزان فضای ذخیره‌سازی ابری بسته به نوع نسخه‌ای که خریداری می‌کنید، متفاوت است. طرح‌های بیزینس همگی 1 ترابایت فضای ذخیره‌سازی به هر کاربر می‌دهند؛ اما نسخه‌های آفیس 365 اینترپرایز، بسته به طرح و تعداد کاربران می‌توانند 5 ترابایت به شما بدهند.
• برنامه‌های «Microsoft 365 Apps» فقط برنامه‌های دسکتاپ را در اختیار شما قرار می‌دهد (یعنی نسخه‌های Word، Excel و غیره که روی رایانه خود نصب می‌کنید).
• برنامه‌های مایکروسافت 365 بیزینس همگی نهایت تا 300 کاربر ظرفیت دارند. اما در مایکروسافت 365 اینترپرایز، شما می‌توانید تعداد نامحدودی کاربر داشته باشید. با این حال، جالب است بدانید که می‌توانید انواع لایسنس‌ها را با هم ترکیب کنید و مطابقت دهید. برای مثال، می‌توانید از 300 لایسنس آفیس 365 بیزینس استاندارد، 300 لایسنس آفیس 365 بیزینس پرمیوم و 100 لایسنس آفیس 365 اینترپرایز E3 در یک سازمان، استفاده کنید.
• همه طرح‌ها نسخه‌های قابل نصب مجموعه محصولات مایکروسافت آفیس (ورد، اکسل، پاورپوینت و غیره) را در اختیار شما قرار نمی‌دهند؛ به‌عنوان‌مثال، طرح «Business Basic» به شما فقط امکان دسترسی به نسخه‌های موبایل و آنلاین را می‌دهد و طرح «E1» شما را به استفاده از نسخه مبتنی بر مرورگر، محدود می‌کند.
• همه طرح‌های آفیس 365، یک حساب ایمیل در اختیار کاربران قرار نمی‌دهند. اگر می‌خواهید از Microsoft 365 به عنوان ارائه‌دهنده خدمات ایمیل خود استفاده کنید، باید از خرید نسخه‌های «Microsoft 365 Apps» بیزینس و اینترپرایز خودداری کنید.
• شما می‌توانید از نسخه کاملاً کاربردی مایکروسافت استریم – سرویس همکاری تصویری – فقط در نسخه‌های Enterprise استفاده کنید (همه نسخه‌ها به جز نسخه «Apps for Enterprise»).

همان‌طور که احتمالاً تا به الان مشاهده کرده‌اید، اگرچه اطلاع از قیمت‌های مایکروسافت 365 و گوگل ورک اسپیس مفید است، اما هرکدام برنامه‌ها و نسخه‌های مختلفی دارند که مقایسه قیمت آنها نمی‌تواند واضح ترین پاسخ را در مورد اینکه کدام یک از این ابزارها برای شما بهتر است، بدهد. برای رسیدن به جواب باید بر روی ویژگی‌های آن‌ها را مقایسه و بررسی کنیم.

برنامه‌های دسکتاپ

چرا برای استفاده از برنامه‌های دسکتاپ بهتر است که به سراغ مایکروسافت 365 برویم؟ اینجا جایی است که مقایسه آفیس 365 با گوگل ورک اسپیس جالب می‌شود و بسیاری از کاربران بالقوه Microsoft 365 و Google Workspace وسوسه می‌شوند که مایکروسافت 365 را انتخاب کنند.

با خرید آفیس 365 اورجینال ، تمام برنامه‌های دسکتاپ محصولات مایکروسافت و نسخه‌های مبتنی بر فضای ابری آن را دریافت می‌کنید. این بدان معناست که شما می‌توانید نسخه‌های کامل ورد، اکسل، پاورپوینت، اوت لوک و غیره را روی کامپیوتر خود نصب کنید و به راحتی با این برنامه‌ها به صورت آفلاین کار کنید. نصب نسخه‌های دسکتاپ به تیم شما اجازه می‌دهد تا راحت‌تر با این فرمت‌های فایل کار کنند.

یکی دیگر از دلایلی که باعث می‌شود شما در سازمانتان، برنامه‌های مایکروسافتی را نصب کنید به عملکرد آن‌ها برمی‌گردد. دور از انصاف نیست اگر بگوییم که برنامه‌های گوگل از نظر کاری که می‌توانند انجام دهند از مشابهش در مایکروسافت، ابتدایی‌تر است.

همچنین اکثر افراد دوست دارند با ابزارهایی کار کنند که با آن‌ها آشنا هستند و باتوجه‌به سابقه طولانی‌مدت محصولات مایکروسافت آفیس، احتمال زیادی دارد که تیم شما تصمیم بگیرد که از آفیس 365 استفاده کند.

گوگل جایگزین و معادلی برای برنامه‌های اصلی مایکروسافت دارد که در زیر آمده است:

• جایگزین برنامه ورد، نرم‌افزار «Google Docs» است.
• جایگزین اکسل، برنامه «Google Sheets» است.
• جایگزین پاورپوینت، برنامه «Google Slides» است.
• جایگزین مایکروسافت اوت لوک، «Gmail» است.
• جایگزین وان درایو، «Google Drive» است.
• جایگزین مایکروسافت تیمز، «Google Meet» است.

حال بیایید تا در ادامه این برنامه‌ها را با یکدیگر مقایسه کنیم.

مقایسه Word با Google Docs

هر دو برنامه، محصولات بسیار خوبی هستند که هر چیزی را که یک ابزار ویرایش متن باید ارائه بدهد را ارائه می‌دهند؛ اما تفاوت‌هایی نیز با هم دارند. به‌عنوان‌مثال، برنامه Word ابزاری است که بیشترین قالب‌ها یا مدل‌ها را ارائه می‌کند. همچنین گزینه‌های بیشتری برای ویرایش متن دارد و امکان رسم نمودار دقیق‌تری را نیز نسبت به گوگل داکس فراهم می‌کند.

گوگل داکس نیز امکان همکاری آنلاین بلادرنگ روی یک فایل، امکان اشتراک‌گذاری سند از طریق یک لینک ساده که در آن می‌توان مجوزها را تنظیم کرد را فراهم می‌کند.

مقایسه Excel با Google Sheets

وقتی حرف از اکسل به میان می‌آید، معمولاً در مورد صفحات گسترده صحبت می‌شود. تا به امروز توابع موجود در اکسل بی‌نظیر است. گزینه و امکانات نامحدود بسیاری را ارائه می‌دهد که توسط متخصصان و دانشگاهیان استفاده می‌شود.

نسخه Google Sheets نسبت به اکسل سبک‌تر است، اما امکان همکاری بیشتری را ارائه می‌دهد. ادغام آن در Google Analytics یا Google BigQuery باعث شده است که بتوان حجم بزرگی از داده‌ها را به سرعت برق تجزیه‌وتحلیل کرد.

مقایسه PowerPoint با Google Slides

پاورپوینت به کاربران کمک می‌کند تا از بین تعدادی قالب و تم از پیش تعریف شده برای ارائه‌ها، یکی را انتخاب کنند. همچنین عناصری مانند گراف، نمودارها، تصاویر و انیمیشن‌ها وجود دارند که برای زنده‌تر کردن ارائه‌ها به شما کمک می‌کنند.

گوگل اسلایدز نیز یک نسخه مشابه پاورپوینت است که رابط کاربری ساده‌تر و بدون لگی دارد، اما تصمیم اینکه می‌خواهید از کدام یک از این دو برنامه برای ایجاد ارائه استفاده کنید با خودتان است.

مقایسه Outlook با Gmail

اگر فقط به ویژگی‌های اساسی نیاز دارید، اوت لوک مقرون‌به‌صرفه‌تر است؛ زیرا کاربران چندین سال است که از آن استفاده می‌کنند. بااین‌حال، روان بودن، هوش مصنوعی و یکپارچه‌سازی همه برنامه‌ها در یک پلتفرم (اسناد، چت، ملاقات و یادداشت‌ها)، جیمیل را بسیار کارآمدتر از همتای خود کرده است.

از نظر ویژگی و امکانات، Outlook بسیار غنی‌تر است: قوانین مدیریت خودکار، قالب‌های ایمیل قابل تنظیم، حذف داده‌های تکراری، بایگانی و غیره.

کاربران می‌توانند فایل‌ها را در Google Drive آپلود کرده و در آنجا ذخیره کنند و از طریق Gmail به اشتراک بگذارند. اوت لوک برای ذخیره‌سازی از OneDrive استفاده می‌کند. مشترکین آفیس 365، 50 گیگابایت فضای ذخیره‌سازی دریافت می‌کنند.

مقایسه Microsoft OneDrive با Google Drive

فضای ذخیره‌سازی ابری Microsoft 365 و Google Workspace بسیار شبیه به هم هستند. هر دو، فضای ذخیره‌سازی نامحدودی را ارائه می‌دهند و دارای کلاینت‌های آفلاین هستند.

مقایسه Microsoft Teams با Google Meet

Microsoft Teams و Google Meet، ابزارهای همکاری بسیار مشابهی هستند. ما می‌خواهیم به جای ایجاد لیستی از ویژگی‌های آنها، فقط تفاوت‎‌های بین این دو محصول را فهرست کنیم. مایکروسافت تیمز دارای ویژگی‌های همکاری است که Google Meet آنها را ندارد؛ این ویژگی‌ها عبارت‌اند از:

• بررسی و نظرات
• مدیریت کارها

تنها قابلیتی که گوگل برای «گوگل میت» ارائه کرده است اما «مایکروسافت تیمز» آن را ندارد، امکان برقراری تماس صوتی از طریق یک خط تلفن است.

اگر در جایگاه مقایسه آفیس 365 با گوگل ورک اسپیس، بخواهیم بررسی کنیم که کدام یک از این دو محصول برتر است، بهتر است بگوییم که Microsoft Teams، کامل‌تر و بهتر از Google Meet است.

ذخیره‌سازی فایل

اگر بخواهیم در مورد فضای ذخیره‌سازی فایل در نسخه‌های اولیه صحبت کنیم، در اینجا مایکروسافت 365 یک برنده است؛ زیرا شما با خرید نسخه «Business Basic» آفیس 365، می‌توانید 1 ترابایت فضای ذخیره‌سازی دریافت کنید که با فضای نسبتاً کم 30 گیگابایتی نسخه «Business Starter» گوگل، قابل مقایسه نیست.

گوگل حتی ایمیل‌ها را نیز در این محدودیت 30 گیگابایتی در نظر گرفته و از تاریخ 2 می 2022، اسناد، برگه‌ها، اسلایدها، طراحی‌ها، فرم‌ها یا اسلایدهای Jamboard جدید ایجاد شده که قبلاً به‌عنوان فضای ذخیره‌سازی در نظر گرفته نمی‌شدند را نیز به حساب می‌آورد.

بااین‌حال، اگر به سراغ برنامه‌های «Business Standard» یا «Business Plus» بروید، متوجه خواهید شد که Google رقابتی‌تر عمل می‌کند. با خرید این نسخه‌های Google Workspace، به ترتیب 2 ترابایت و 5 ترابایت فضای ذخیره سازی دریافت می‌کنید که برای هر کسب و کاری که نیاز به ذخیره حجم زیادی از فایل‌ها در فضای ابری دارد، بسیار مفید است.

این موضوع، نکته مثبتی برای برنامه‌های گوگل ورک اسپیس در مقایسه با تمام برنامه‌های «بیزینس» آفیس 365 است که همگی 1 ترابایت، فضای ذخیره‌سازی فایل دارند.

اگرچه محدودیت 1 ترابایتی مایکروسافت نیز بسیار سخاوتمندانه است، اما اگر در حال آپلود فایل‌های بزرگ مانند تصاویر، ویدیو یا فایل‌های صوتی در فضای ابری باشید، تعجب خواهید کرد که با چه سرعتی یک ترابایت فضای ذخیره سازی ابری پر می‌شود.

به‌عبارت‌دیگر، اگر فقط با اسناد و صفحات گسترده استاندارد سروکار دارید، برای اکثر مشاغل کوچک تا متوسط این 1 ترابایت فضای ابری برای هر کاربر کاملاً کافی و مناسب است.

شرکت مایکروسافت در نسخه‌های «Enterprise» خود، فضای ذخیره‌سازی بیشتری را ارائه می‌دهد؛ مثلاً به ازای هر کاربر 5 ترابایت فضای ذخیره‌سازی می‌دهد.

با این حال، اگر هنوز هم نیاز به فضای ابری بیشتری دارید، ما به شما خرید نسخه‌های بیزینس گوگل ورک اسپیس را پیشنهاد می‌کنیم.

اما این نکته را نیز در نظر داشته باشید که آفیس 365 به شما این امکان را می‌دهد که به ازای هر کاربر، فضای ذخیره‌سازی بیشتری را به صورت جداگانه خریداری کنید، اما ورک اسپیس این امکان را به شما نمی‌دهد؛ شما باید کل برنامه خود را ارتقا دهید که اگر تیم بزرگی داشته باشید، این موضوع برای شما کمی گران تمام می‌شود.

ایمیل

ما در این قسمت می‌خواهیم فضای ذخیره سازی ابری و برنامه‌های ایمیل این دو محصول را با یکدیگر مقایسه کنیم.

فضای ذخیره سازی ایمیل در نسخه‌های اولیه مایکروسافت 365، مانند «Business Basic» به طور قابل‌توجهی، سخاوتمندانه‌تر از معادل Google Workspace آن است؛ زیرا دارای یک صندوق ورودی 50 گیگابایتی اختصاصی در کنار فضای ذخیره‌سازی 1 ترابایتی که دارد، است.

در مقایسه طرح ابتدایی آفیس 365 با طرح «Business Starter» گوگل ورک اسپیس در می‌یابیم که ورک اسپیس کل فضای ذخیره‌سازی را 30 گیگابایت در نظر گرفته است که شامل ایمیل‌ها و فایل‌ها نیز می‌شود.

با این حال، اگر از یکی از برنامه‌های دیگر Google استفاده می‌کنید، محدودیت‌ها سخاوتمندانه‌تر از محدودیت‌های مایکروسافت هستند. شما در مورد محدوده فضای ذخیره‌سازی 2 تا 5 ترابایت صحبت می‌کنید (با امکان اضافه کردن بیش از ۵ ترابایت فضا اگر طرح اینترپرایز را دارید).

بااین‌حال، به لطف قابلیتی به نام «auto-expanding archiving» که در نسخه E5 وجود دارد، می‌توان محدودیت‌های ذخیره ایمیل‌های مایکروسافت را سخاوتمندانه‌تر از آنچه اعداد نشان می‌دهند، دانست. این طرح که در نسخه E5 موجود است، به شما اجازه می‌دهد تا یک ایمیل 1.5 ترابایتی دیگر را آرشیو کنید.

شما می‌توانید از هر برنامه ایمیلی که دوست دارید برای دسترسی به ایمیل Google Workspace و Microsoft 365 استفاده کنید، اما برنامه‌های پیش‌فرض ارائه شده برای آن‌ها به ترتیب Gmail و Outlook هستند.

جی‌میل به لطف قابلیت جستجوی قدرتمندش، پیام‌ها را بسیار قوی، سریع و آسان پیدا می‌کند (با توجه به مهارت Google در این بخش، انتظار هم می‌رفت که قدرت جستجوی بالایی داشته باشد). نکته ناامیدکننده درباره آن، این است که به شما اجازه مرتب‌سازی یا گروه‌بندی پست‌های الکترونیکی را نمی‌دهد، چیزی که اغلب کاربران از یک سرویس گیرنده ایمیل انتظار دارند.

در اکثر نسخه‌های آفیس 365، شما به دو نسخه Outlook دسترسی دارید؛ یک نسخه مبتنی بر مرورگر که خوب است و یک نسخه دسکتاپ که دارای ویژگی‌های غنی است و انعطاف‌پذیری زیادی در نحوه مرتب‌سازی، گروه‌بندی، برچسب‌گذاری و به طور کلی مدیریت ایمیل‌هایتان دارد.

همکاری

مزیت بزرگ کار در فضای ابری، امکان استفاده از قابلیت همکاری است. افرادی که می‌خواهند روی یک فایل کار کنند، می‌توانند به سادگی یک سند را در مرورگر خود باز کنند و در لحظه، همه افراد ویرایش‌هایی که در حال انجام است را مشاهده کنند.

Google Workspace و Microsoft 365 هر دو با استفاده از برنامه‌های آنلاین خود، این نوع همکاری آنلاین را ساده می‌کنند.

علاوه بر این، اکنون می‌توانید از برنامه‌های دسکتاپ مایکروسافت برای کار روی اسناد به صورت بلادرنگ با دیگر اعضای تیم (که می‌توانند در حین استفاده از نسخه آنلاین یا آفلاین آنها با شما همکاری کنند)، استفاده کنید.

به طور کلی می‌توانم بگویم که عملکرد همکاری در Google Workspace کمی راحت‌تر از مایکروسافت 365 است، احتمالاً به این به دلایل زیر است:

1. گوگل ورک اسپیس، ویژگی‌های کمتری دارد.
2. قابلیت همکاری در گوگل ورک‌اسپیس به‌عنوان یک ویژگی کلیدی در نظر گرفته شد. در مقابل، مایکروسافت 365 از مجموعه‌ای از برنامه‌های دسکتاپ به راهکاری با ابزارهای مشارکتی تبدیل شده است.

بااین‌حال، به طور کل هر دو مجموعه قطعاً به شما این امکان را می‌دهند تا به طور مؤثر با همکاران خود، همکاری کنید، اما برای به‌دست‌آوردن روان‌ترین تجربه همکاری با برنامه‌های مایکروسافت، استفاده از نسخه‌های مبتنی بر فضای ابری را توصیه می‌کنیم.

پشتیبانی مشتری

هم گوگل ورک اسپیس و هم مایکروسافت 365 از خدمات پشتیبانی مشتری به صورت 7 روز هفته و 24 ساعت شبانه‌روز برخوردار هستند. این ساعات پشتیبانی در زبان‌های دیگر بسته به آن کشور متفاوت است. پشتیبانی ایمیل نیز برای هر دو محصول، ارائه می‌شود و حتی انجمن‌های پشتیبانی مختلفی نیز برای هر دوی آنها وجود دارد.

رابط کاربری و سهولت استفاده

استفاده از Google Workspace راحت‌تر است یا Microsoft 365؟ مانند بسیاری از موارد دیگر در مقایسه آفیس 365 و گوگل ورک اسپیس، جوا صحیح این است که بستگی دارد. بستگی دارد شما با کدام مجموعه آشنایی داشته باشید و برایتان راحت‌تر باشد.

به دلیل اینکه از برنامه‌های مایکروسافت آفیس در سراسر دنیا بیشتر استفاده می‌شود، احتمال زیادی وجود دارد که اکثر افراد، بیشتر با برنامه‌های Office آشنا باشند و این اپلیکیشن‌ها برای آنها راحت‌تر باشد. به طور کلی، بی شک Office 365 بسیار بهتر از Google Workspace برای ویرایش اسناد و ذخیره آن‌ها بدون مشکل قالب‌بندی است.

اگر قرار است بیشتر ویرایش فایل‌های شما از مجموعه مایکروسافت آفیس باشد، استفاده از Office 365 منطقی‌تر و آشناتر است. اگر تسهیل همکاری داخلی برای شما اهمیت بیشتری دارد، احتمالاً Google Workspace بهتر است.

توجه به محافظت از داده‌ها

در مقایسه محافظت از داده‌های آفیس 365 و گوگل ورک اسپیس می‌توان گفت که این دو غول، مشمول یک محیط قانونی و عملی مشابهی از سیاست‌های حفظ حریم خصوصی و امنیت داده‌ها هستند.

تنها تفاوتی که وجود دارد این است که اگر گوگل را برای ذخیره اطلاعات و کارهای خود انتخاب کنید، روزی داده‌های شما در خاک آمریکا خواهد بود، مشمول قانون Patriot Act می‌شود که به دولت آمریکا این حق را می‌دهد که در صورت بروز وضعیت اضطراری با آن مشورت کند؛ وضعیت اضطراری یا ریسک برای ملت (تا ببینیم چه کسانی خطرات را تعریف می‌کنند!).

در مایکروسافت، امکان درخواست میزبانی در اروپا یا حتی فرانسه وجود دارد. در نهایت، در مورد میزان دسترسی این دو راهکار باید بگوییم که گوگل در 15 سال اخیر، 2 قطعی را تجربه کرده که چند دقیقه‌ای به طول انجامیده است، اما مایکروسافت هیچ کدام را تجربه نکرده است.

بنابراین، با توجه به تمامی این موارد می‌توان گفت که میزان امنیت و حفظ حریم خصوصی در مایکروسافت بیشتر و بهتر از گوگل است.

تماس تصویری

Google Workspace و Microsoft 365 هر دو قابلیت کنفرانس ویدیوئی را ارائه می‌دهند که به ترتیب «Google Meet» و «Microsoft Teams» هستند. با این حال، آفیس 365 قابلیت بالایی در پذیرش تعداد شرکت کنندگان در تماس ویدئویی دارد و سخاوتمندتر است.

نسخه‌های بیزینس آفیس 365 به شما اجازه می‌دهد که تا ۳۰۰ نفر را در جلسات آنلاین، میزبانی کنید و برخی از نسخه‌های «اینترپرایز» به شما اجازه می‌دهد که تماس‌های آنلاین با بیش از 1000 شرکت‌کننده و 20.000 شرکت‌کننده فقط برای مشاهده را میزبانی کنید.

در مقابل، حداکثر تعداد شرکت‌کنندگان در Google Meet در نسخه «بیزینس استارتر» 100 نفر، در نسخه «بیزینس استاندارد» 150 نفر، در نسخه «بیزینس پلاس» 500 نفر و در نسخه «اینترپرایز» 1000 نفر است.

اگر به طور کلی به دنبال عملکرد جدی در برقراری تماس و کنفرانس صوتی و تصویری هستید، مایکروسافت 365 گزینه‌های بسیار بیشتری را ارائه می‌دهد.

نتیجه‌گیری

در نهایت برای جمع‌بندی مقایسه بین آفیس 365 و گوگل ورک اسپیس، هر دو ابزارهای عالی برای مدیریت بخش بهره‌وری کسب‌وکار شما هستند. Microsoft 365 قطعاً در زمینه ویژگی‌های محصول و Google Workspace در زمینه آسان‌کردن همکاری، برنده است.

نکته جالبی که در مورد آفیس 365 وجود دارد این است که علی‌رغم انتقال آن به فضای ابری، هنوز هم شرکت‌های بزرگ، این محصول را به‌عنوان یک راه ارتباطی « ایمن » و « مطمئن » برای برقراری ارتباط، انتخاب می‌کنند.