اتوماسیون اداری به دلیل مزایای فراوان یکی از ابزارهای مهم در موسسات، ادارات و شرکت ها محسوب می شود. این نرم افزار نقش مهمی در بهبود کارایی و افزایش بهره وری موسسات دولتی و خصوصی ایفا می کند که نه تنها در کاهش زمان و هزینه ها تاثیر مستقیم دارد، بلکه باعث افزایش دقت و دسترسی به اطلاعات می شود.
از مهمترین مزایای برنامه های اتوماسیون اداری می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- • حذف مکاتبات کاغذی در سازمان ها
- • رسیدگی به همه امور بدون نیاز به در راس محل کار
- • با خودکارسازی فرآیندهای سازمانی در زمان صرفه جویی کنید
- • ذخیره، نگهداری و کنترل اطلاعات تاریخی با دسترسی آسان در یک پلت فرم امن
- • استفاده از نرم افزار منشی داخلی و حذف دفاتر بزرگ فهرست
- • کاهش خطاها، کپی کاری ها و کارهای بیهوده در فرآیندهای ثبت اسناد
- • مدیریت و کنترل مرکزی، علاوه بر افزایش شفافیت در روند گردش اسناد
- • امکان درج امضای الکترونیکی افراد مختلف در سازمان
- • قابلیت اعمال فرمت های مختلف به حروف
- • انجام مکاتبات اداری در هر زمان و مکان
- • نظارت بر فعالیت های نظارتی و ارائه گزارش های نظارتی مختلف
- • امکان یادآوری قرارها و جلسات
- • کنترل و نظارت دقیق بر فعالیت کارکنان سازمان
- • مشتریان همچنین می توانند آخرین اقدامات انجام شده در پیام خود را مشاهده و پیگیری کنند.
- • داوران می توانند به راحتی اسناد و مدارک خود را در سازمان ها و ادارات از طریق کارکنان پیگیری و در نهایت نسبت به رفع نواقص و ادامه روند اقدامات لازم را انجام دهند.
- • بازبینان می توانند نامه های خود را به صورت آنلاین یا تلفنی پیگیری کنند.
- • امکان برقراری ارتباط الکترونیکی با سایر نهادهای دولتی یا خصوصی
- • بهبود ارتباطات و رضایت کارکنان
- • برای جلوگیری از قطع درختان و حفاظت از محیط زیست در مصرف کاغذ صرفه جویی کنید
- و غیره.
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری به نوعی سیستم اطلاعاتی و ارتباطی اطلاق می شود که برای بهبود عملکرد فرآیندهای اداری در سازمان ها و شرکت ها استفاده می شود. نرم افزار اتوماسیون اداری فرآیندی است که از طریق آن می توان کارهایی مانند امضای الکترونیکی، مکاتبات الکترونیکی، ارسال تصاویر، ارتباط با سایر واحدهای یک سازمان، ذخیره اطلاعات و … را انجام داد. از مزایای اصلی این سیستم می توان به کاهش افزونگی و خطاهای انسانی، افزایش دقت و بهره وری، کاهش زمان و هزینه، بهبود کیفیت و تسریع فرآیندهای اداری و … اشاره کرد.
چرا باید از اتوماسیون اداری استفاده کنیم؟
در دنیای امروزی که تکنولوژی در حال پیشرفت است و رقابت روز به روز در حال افزایش است، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری نیز یکی از ابزارهای اصلی و ضروری یک سازمان برای رقابت پذیری و بهبود کارایی است. این ابزار منجر به پیشرفت و دستاوردهای بزرگ برای مدیران، کارشناسان، دبیرخانه، آرشیو، مشتریان و در نهایت برای محیط زیست می شود. برخی از سازمان هایی که از فناوری اتوماسیون اداری بهره می برند عبارتند از: اتوماسیون اداری آموزش، اتوماسیون اداری علوم پزشکی، اتوماسیون اداری ایران خودرو و…
کاربرد اتوماسیون اداری در شرکت ها
با توجه به اهمیت استفاده از برنامه های اتوماسیون اداری در موسسات دولتی یا خصوصی، شایان ذکر است که این فرآیند تمامی جنبه های مربوط به هر موسسه را مدیریت و کنترل می کند، اما به طور کلی به سه جنبه اساسی یعنی اتوماسیون اداری به شرح زیر پرداخته می شود:
ذخیره اطلاعات: به این معنی که تمامی سوابق موجود در اتوماسیون اداری سازمان اعم از پیام ها، تصاویر، قراردادها، فرم ها، اسناد و … قابل ذخیره هستند. همچنین آن را کاملاً ایمن ذخیره می کند.
تبادل اطلاعات: امکان امضای الکترونیکی هر شخص، پست الکترونیکی، پست صوتی، فکس، جلسات آنلاین، اشتراک گذاری اطلاعات، گزارش دهی و … نیز از جمله انتقال الکترونیکی این فرآیند در سازمان است.
مدیریت اطلاعات: اطلاعات در بخش های مختلف یک سازمان نیز به راحتی از طریق اتوماسیون اداری قابل مدیریت است که بیشتر برای داده های کوتاه مدت یا بلند مدت در زمینه مالی، استخدام، بازاریابی و … در هر کسب و کار یا سازمانی استفاده می شود.
برای دوستان خود ارسال کنید
منبع: https://toranji.ir/2024/04/26/%D9%85%D8%B2%D8%A7%DB%8C%D8%A7%DB%8C-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D8%9F/
تحریریه ICTNN شبکه خبری
