خرید ایمیل سازمانی چگونه منجر به صرفه‌جویی هزینه در سازمان می‌شود؟

به طور کلی می‌توان مراحل ایجاد و راه‌اندازی یک سرویس ایمیل را از ابتدا تا مرحله بهره‌برداری در چهار گام اصلی زیر دید:

تجهیزات مورد نیاز برای راه‌اندازی سرویس ایمیل سازمانی،  شامل یک دستگاه سرور، فضای کافی جهت نگه‌داری اطلاعات و همچنین تجهیزات شبکه و اینترنت مناسب است. البته در سازمان‌هایی با تعداد زیاد کاربر و انبوهی از پیام‌های ایمیل که روزانه رد و بدل می‌‌شود، قطعا تجهیزات تخصصی جهت مدیریت دسترسی همزمان کاربران و ابزارهایی برای مدیریت سرویس ایمیل پشتیبان مورد نیاز خواهد بود.

• • هزینه خرید سرویس ایمیل

منبع: https://toranji.ir/2023/01/04/%D8%AE%D8%B1%DB%8C%D8%AF-%D8%A7%DB%8C%D9%85%DB%8C%D9%84-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86%DB%8C-%DA%86%DA%AF%D9%88%D9%86%D9%87-%D9%85%D9%86%D8%AC%D8%B1-%D8%A8%D9%87-%D8%B5%D8%B1%D9%81%D9%87/

چالش‌ها و هزینه‌های راه‌اندازی سرویس ایمیل سازمانی

• •  هزینه فراهم کردن تجهیزات سخت‌افزاری

ایمیل سازمانی در سازمان‌ها و شرک‌های بزرگ به یکی از موثرترین ابزارهای ارتباطی تبدیل شده است. در این سازمان‌ها سرویس ایمیل عموما بصورت درون سازمانی یا “خرید سرویس ایمیل” راه‌اندازی می‌شود.

در صورت راه‌اندازی سرویس ایمیل بصورت درون سازمانی، مسئولیت نگه‌داری از سرویس و راهبری آن به عهده خود سازمان است. در نتیجه لازم است تیمی از داخل سازمان بصورت دائم و تمام وقت برسرویس ایمیل نظارت داشته و پاسخگوی نیازمندی‌ها و درخواست‌های کاربران این سرویس باشند.

پس از راه‌اندازی سرویس ایمیل، امکان تعریف کاربران سرویس ایمیل فراهم است. در نهایت راهبری سرویس ایمیل و پشتیبانی از آن به عنوان یک فرایند مداوم در جریان است تا پایداری و دسترس‌پذیری سرویس بطور مستمر برقرار باشد.

سرویس ایمیل تنها جهت تبادل پیام استفاده نمی‌شود. بلکه این سرویس‌ها معمولا به ابزارهای یکپارچه‌ای نظیر تقویم سازمانی، ابزار مدیریت وظایف و کارها، فضای نگه‌داری و مدیریت مستندات و بسیاری از ابزارهای ارتباط سازمانی دیگرهم مجهز هستند. تمامی این امکانات در کنار هم بستری یکپارچه برای تعامل و ارتباط کاربران یک سازمان یا شرکت را فراهم می‌کنند.

مزایای خرید ایمیل سازمانی

یک سرویس ایمیل حرفه‌ای نیازمند تجهیزات و ابزارهای مکمل بسیاری است که بتواند سرویس پایدار، امن و با دسترسی بالا برای کاربران خود فراهم کند. در سرویس‌های ایمیل حرفه‌ای، ابزارهای جانبی متعددی نظیر آنتی ویروس، آنتی اسپم و ابزارهای نظارت و مانیتورینگ دائمی جهت بررسی سلامت سخت‌افزارها و نرم‌افزارها فراهم شده است.

امنیت بالای ایمیل سازمانی

ایمیل سرور باید در مقابل حملاتی که بصورت ویژه روی این سرویس‌ها اجرا می‌شوند، ایمن شده باشند. زیرا حملات بسیاری با هدف دستیابی و سو استفاده از اطلاعات ایمیل‌های کاربران (نظیر حملات فیشینگ) یا ایجاد ممانعت از سرویس روی ایمیل سرورها انجام می‌شوند. سرویس‌های ایمیل اختصاصی، با تکیه برتجربه و دانشی که در این حوزه کسب کرده‌اند، راهکارهای روز دنیا برای حفظ امنیت سرویس ایمیل را روی محصولات خود پیاده می‌کنند تا سرویس مطمئنی به کاربران خود ارائه دهند.

پایداری ایمیل سرور

4- راهبری و پشتیبانی سرویس ایمیل

نرم‌افزارهای سرویس ایمیل به دو صورت متن باز و انحصاری در دنیا ارائه شده‌اند. نرم‌افزارهایی نظیر Microsoft 360، Zoho Workplace، IceWarp محصول شرکت‌های بزرگ و پیشرو در حوزه ارتباطات هستند که امکانات متعددی در کنار سرویس ایمیل برای کاربران خود فراهم کرده اند. برای استفاده از این محصولات لازم است لایسنس آنها خریداری شود. قسمت این لایسنس‌ها بسته به تعداد کاربر ایمیل و قابلیت‌های جانبی که این ابزارها ارائه می‌کنند، متفاوت است.

استفاده از سرویس ایمیل سازمانی در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ امری اجتناب ناپذیر است، اما با در نظر گرفتن هزینه‌های مالی و نیروی انسانی متخصصی که جهت راه‌اندازی و نگه‌داری از این سرویس مورد نیاز است، سازمان‌های بزرگ  مایل به خرید سرویس ایمیل سازمانی هستند. در این مقاله با هم دیدیم که چگونه سازمان‌ها و شرکت‌ها به‌جای راه‌اندازی ایمیل سازمانی توسط کارشناسان داخلی، به خرید سرویس ایمیل رو آورده‌اند و این انتخاب منجر به کاهش هزینه‌ نهایی سرویس ایمیل و افزایش کارایی سازمان‌ها شده است.